Interview uit Sterck Magazine van 30 november 2018 met Esther:
Hoe haal je het maximum uit je eventbudget?
Voor evenementen en feesten is de sky vaak the limit, helaas is dat zelden het geval voor het budget. Hoe vermijd je een financiële kater en haal je het maximum uit je budget als je een personeelsfeest, klantenevenement, productlancering, opendeurdag, … plant?
PLANNEN
Definieer eerst het doel van je event. Wat wil je bereiken? En ook: wie is je doelgroep? Op basis hiervan werk je een plan uit, bepaal je de inhoud en stel je een budget op. In dit gedetailleerd budgetoverzicht schat je alle mogelijke kosten in. Van locatie, eten en drinken, inrichting en decoratie, tot promotie en multimedia, entertainment, personeel, … Reserveer 10 tot 15 procent van het event totaal voor onvoorziene kosten.
TIJDIG BEGINNEN
Lastminute betekent in de eventsector niet de beste deal, want hoe langer je wacht met de start van je organisatie, hoe minder opties je hebt en hoe slechter de prijs-kwaliteitsverhouding. De leukste bands of beste cateraars zijn vaak al lang op voorhand geboekt. Afhankelijk van de grootte van het evenement, start je dus ook vroeger met de organisatie. Drie tot zes maanden op voorhand is geen overbodige luxe.
DELEGEREN
Een evenement organiseren kost veel tijd. Je kunt hiervoor een team samenstellen met werknemers uit je organisatie. Maar hou er rekening mee dat de tijd die zij besteden aan het event ten koste gaat van hun werktijd, en dat zij niet noodzakelijk de juiste skills of het juiste netwerk hebben. Overweeg om een eventbureau in te schakelen. Zij volgen de trends, beschikken over een uitgebreid netwerk van betrouwbare partners, onderhandelen de beste prijzen en bewaken je budget.
COMBINEREN
Heb je verschillende evenementen te organiseren, of kun je initiatieven combineren? Zoveel te beter, want je kunt één eventlocatie gebruiken voor meerdere evenementen. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar personeel en wil je je werknemers bedanken? Combineer dan een jobdag met een personeelsfeest. Of organiseer een exclusieve VIP-avond voor je beste klanten of belangrijkste relaties net voor de opendeur voor het grote publiek.
KOSTEN RECUPEREREN
Wat doe je met gasten die registreren, maar niet opdagen? Een mogelijke oplossing is een no-showkost. Dat heeft vooral tot doel de genodigden te sensibiliseren voor het feit dat ze voor extra inspanningen en kosten zorgen, en dat ze dus beter op voorhand annuleren als ze niet aanwezig kunnen zijn. Of je deze kost uiteindelijk aanrekent of niet, of aan een goed doel schenkt, is up to you.
SPONSORING
Vaak krijgen gasten op het einde van een event een goodie bag mee naar huis. Heel fijn, maar vaak ook een flinke extra kost. Overweeg eventueel om de goodie bag te schrappen, of vraag aan partners om de inhoud te sponsoren.