5 tips bij het kiezen van een eventplanner voor je bedrijfsfeest

Wil je een eventplanner inschakelen voor je bedrijfsfeest maar raak je verdwaald in het bos van websites van eventbureaus? Deze tips zetten je op de goede weg.

  • 1. Stel je de vraag welke verwachtingen er naar de eventplanner toe zijn? Wens je dat hij/zij:
  • • Een concept uitwerkt en dit van uitnodiging tot afwas uitvoert of enkel een uitgewerkt idee uitvoert?
    • Eigen leveranciers inzet of werkt met jouw vaste leveranciers?
    • Aanwezig is op het event of enkel de voorbereidingen treft?
    • Beschikbaar is op korte termijn omdat het event een strakke deadline heeft?
    • Ervaring heeft in het organiseren van budgetvriendelijke of eerder extravagante bedrijfsfeesten?
    • Adviseert over de communicatie of marketing van je event?
    • Rekening houdt met bepaalde beperkingen?

  • 2. Vraag in je netwerk na bij soortgelijke bedrijven of zij ervaringen hebben met het type event dat jij wenst te organiseren? Welke eventplanners zouden zij wel of niet aanraden?
  • 3. Surf op de websites van de eventplanners naar hun portfolio met fotomateriaal. Kan de eventplanner het DNA van een bedrijf weergeven of lijkt het allemaal eenheidskoek? Check ook de sociale media kanalen en reviews van de eventplanner. Ziet dit er positief uit?
  • 4. Selecteer op basis van je opzoekingen de 3 sterkste kandidaten die je vond en nodig hen uit voor een gesprek. Toets je verwachtingen af en vraag naar verdere referenties. Stel voor om een conceptvoorstel uit te werken. Hou niet enkel rekening met het uitgewerkt voorstel maar ook hoe het tot stand is gekomen. Dacht de eventplanner actief mee en stelde hij/zij de juiste vragen (vroeg hij/zij naar je objectieven, planning, budget, aantal gasten, persoonlijke voorkeuren en polste hij of zij naar meer informatie over het bedrijf)? Werden afspraken nagekomen? Verliep de communicatie vlot?
  • 5. Selecteer op basis van het pakket referenties, conceptvoorstel en affiniteit met de eventplanner de kandidaat van jouw voorkeur. Maak duidelijke afspraken en volg de uitvoering ervan regelmatig op.
  • Succes!